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Cuando el taller empezó a gestionar más encargos de fragancias personalizadas, el equipo de atención se encontró con un problema concreto: las consultas sobre pedidos, sesiones de nariz y reabastecimiento de envases llegaban por canales distintos y había que revisar tres herramientas para responder una sola pregunta. En lugar de añadir otra aplicación, decidimos reorganizar el panel interno que ya usábamos.

El objetivo era reducir el tiempo de respuesta sin perder el trato cercano que caracteriza a Pesca Parfums. No buscábamos automatizar la conversación, sino dar a quien atiende una vista clara de cada cliente: qué fragancia lleva, en qué fase está su pedido, si ha reservado sesión y qué notas olfativas prefiere. Toda esa información estaba en el sistema, pero dispersa.

La primera decisión fue separar el panel en tres vistas según el tipo de tarea: seguimiento de pedidos en maceración, agenda de sesiones privadas y consultas sobre recambios de envases de vidrio. Cada vista muestra solo los campos necesarios para esa gestión, evitando la saturación de datos que ralentizaba al equipo. La segunda fue unificar el historial de cada cliente en una sola línea de tiempo, de modo que al abrir un perfil se vea de un vistazo su relación con el estudio.

Durante la implementación descartamos varias funciones que parecían útiles sobre el papel pero que en la práctica añadían ruido. Por ejemplo, un sistema de alertas automáticas para cada etapa del pedido resultó excesivo: el equipo prefería revisar las listas al inicio de la jornada y priorizar según el criterio de cada caso. Esa decisión, tomada tras dos semanas de prueba, simplificó el uso diario y evitó que el panel se convirtiera en otra fuente de notificaciones.

El resultado fue un panel más sobrio y rápido, con menos clics para llegar a la información que se usa a diario. Las consultas sobre pedidos pasaron a resolverse con una sola búsqueda, y el equipo de atención recuperó tiempo para dedicarlo a la parte que no puede automatizarse: asesorar sobre la intensidad, la estela y los acordes de cada fragancia personalizada.